Fondos
Procedencia
A lo largo del tiempo, a los fondos fundacionales de las instituciones religiosas desamortizadas se fueron sumando otros de carácter público y personal, ingresados por distintas vías como compras, donaciones, legados, depósitos, así como por las transferencias comunes realizadas por distintas unidades de la Administración.
Uno de los primeros ingresos fue el del fondo de los Marqueses de Leis en 1943, que inauguró un grupo de fondos (los de familias y personas) que hoy suman un total de 58, y que junto al grupo de fondos religiosos convierte al AHPOu en un archivo público con una grand riqueza en fondos de origen personal.
A pesar de que según el decreto de 1931 los protocolos notariales de la provincia con más de cien años debían ser depositados en el AHPOu, por distintos motivos no comenzaron a ingresar hasta la década de los sesenta. En los años siguientes se ingresarán fondos judiciales cómo el del Juzgado de 1ª Instancia, y fondos de la Administración local entre los que destacan, por su volumen e importancia histórica, los de los ayuntamientos de Ourense y Ribadavia.
Por último, y como se indicó, el decreto 14/1969 convirtió a los archivos históricos provinciales en archivos intermedios en su ámbito de actuación, es decir, obligados a recibir la documentación generada por la Administración periférica del Estado con más de 15 años.
Cuando se produce la transferencia de la gestión de los archivos históricos provinciales a la Administración autonómica, también se dispuso que recogieran la documentación producida por la Administración territorial de la Xunta de Galicia.
Fondos
Cuadro de organización
Los archivos históricos provinciales reúnen una diversidad de fondos procedentes de distintos productores, tanto públicos cómo privados. Para mayor claridad, ese amplio conjunto de fondos se presentan organizadamente, agrupándolos o clasificándolos en varios apartados que toman como criterio de agrupación o bien las funciones que desarrolla o bien la naturaleza de la persona o entidad productora. El esquema del que se parte recibe el nombre de cuadro de organización.
Los archivos históricos provinciales suelen partir de un cuadro de organización común, a veces con ligeros ajustes que lo adaptan a las especificidades de cada centro. Según este cuadro las agrupaciones documentales de un archivo se clasifican en tres grandes grupos si atendemos a la naturaleza jurídica del productor:
- Fondos públicos: son los que fueron producidos por organismos o entidades públicas de ámbito estatal, autonómico y local.
- Fondos personales: son los que fueron generados por personas físicas o jurídicas definidas por el derecho personal, aunque en la actualidad sean de titularidad pública por compra, donación, legado, etc. Es el caso de los fondos de familias y personas, asociaciones, empresas e instituciones religiosas.
- Colecciones: se trata de documentos sueltos cuyo fondo de origen no pudo ser identificado.
En la actualidad, el Archivo reúne 221 fondos identificados que ocupan unos 5.000 metros lineales de estanterías, aproximadamente, con una cronología que va desde el siglo XI a principios del siglo XXI.