Fondos
Procedencia
Ao longo do tempo, aos fondos fundacionais das institucións relixiosas desamortizadas fóronse sumando outros de carácter público e privado, ingresados por distintas vías como compras, doazóns, legados, depósitos, así como polas transferencias ordinarias realizadas por distintas unidades da Administración.
Un dos primeiros ingresos foi o do fondo dos Marqueses de Leis en 1943, que inaugurou un grupo de fondos (os de familias e persoas) que hoxe suman un total de 58, e que xunto ao grupo de fondos relixiosos converte ao AHPOu nun arquivo público cunha gran riqueza en fondos de orixe privada.
A pesar de que segundo o decreto de 1931 os protocolos notariais da provincia con máis de cen anos debían ser depositados no AHPOu, por distintos motivos non comezaron a ingresar ata a década dos sesenta. Nos anos seguintes ingresaranse fondos xudiciais como o do Xulgado de 1.ª Instancia, e fondos da Administración local entre os que destacan, polo seu volume e importancia histórica, os dos concellos de Ourense e Ribadavia.
Por último, o Decreto 14/1969 converteu os arquivos histórico provinciais en arquivos intermedios no seu ámbito de actuación, é dicir, obrigados a recibir a documentación xerada pola Administración periférica do Estado con máis de 15 anos.
Cando se produce a transferencia da xestión dos arquivos histórico provinciais á Administración autonómica, tamén se dispuxo que recollesen a documentación producida pola Administración territorial da Xunta de Galicia.
Fondos
Cadro de organización
Os arquivos histórico provinciais reúnen unha diversidade de fondos procedentes de distintos produtores, tanto públicos como privados. Para maior claridade, ese amplo conxunto de fondos preséntanse organizadamente, agrupándoos ou clasificándoos en varios puntos que toman como criterio de agrupación ou ben as funcións que desenvolve ou ben a natureza da persoa ou entidade produtora. O esquema do que se parte recibe o nome de cadro de organización.
Os arquivos histórico provinciais adoitan partir dun cadro de organización común, ás veces con lixeiros axustes que o adaptan ás especificidades de cada centro. Segundo este cadro as agrupacións documentais dun arquivo clasifícanse en tres grandes grupos se atendemos á natureza xurídica da persoa ou entidade produtora:
- Fondos públicos: son os que foron producidos por organismos ou entidades públicas de ámbito estatal, autonómico e local.
- Fondos privados: son os que foron xerados por persoas físicas ou xurídicas definidas polo dereito privado, aínda que na actualidade sexan de titularidade pública por compra, doazón, legado etc. É o caso dos fondos de familias e persoas, asociacións, empresas e institucións relixiosas.
- Coleccións: trátase de documentos soltos cuxo fondo de orixe non puido ser identificado.
Na actualidade, o arquivo reúne 221 fondos identificados que ocupan uns 5.000 metros lineais de andeis, aproximadamente, cunha cronoloxía que vai desde o século XI a principios do século XXI.